コストダウン

資材調達購買のコストダウン交渉はいつどんな場所で行うべきなのか?

資材購買調達部門にとってコストダウンは最も会社に貢献できる仕事のひとつですが、その手順やノウハウは個人の経験にまかされていることが多いので、担当は困ってしまいますよね。

実際に資材購買部門でのコストダウン交渉は営業の売り込みと違い、マニュアルもなければノウハウは個人任せ、場合によっては会社の方針さえ明確になっていない事がほとんどです。

そこで、資材購買部員に役立つコストダウン交渉のテクニックやノウハウについて

「コストダウンシリーズ」として数回に分けたシリーズで書いています。

実際に、わたしも年1億2千万円のコストダウンをノルマに課せられているので、毎日が交渉の連続です。

必死になりながらも目標達成していますから、少しは役立つ情報が出せるはず。

2回目の今回は「コストダウン交渉を行うときの5つのテクニック」です。

コストダウンの申し入れから、実際に交渉するまでの手順と、テクニックについて資材購買歴20年のわたしが実践してきた5つのことを紹介します。

コストダウンの交渉を行うときの参考にしてみてください。

資材調達購買のコストダウン交渉はいつどんな場所で行うべきなのか?

資材調達コストダウン交渉に使えるテクニック【注意点は5つある】

資材調達購買におけるコストダウン交渉では以下の5つの点に注目してみてください。

少しのことですが、気をつけるのとしないのでは交渉の成功率がグッと変わりますよ。

1.コストダウン交渉の申し入れ方法【口頭がベスト】

2.コストダウン交渉時の切り出し方【結論から入る】

3.コストダウン交渉の場所【使い分ける】

4.コストダウン交渉の時間帯【午前中がベスト】

5.コストダウン交渉中のテクニック【質問の使い方】

順番に説明していきます。

1.コストダウンの申し入れ方法【口頭がベスト】

コストダウンを申し入れる際には、書面がいいのか、それとも口頭で伝えるほうが良いのか?

意見は分かれますが、正解は「口頭で申し入れる」ことです。

なぜなら、文書・FAX・メールでは、こちらの真意や意思や情熱が十分に伝わらないからです。

また、文書で送ったものは文書で答えが帰ってきがちです。

文書だけのやり取りでは、コストダウン交渉が上手くいかなかったときに、値下げができない本当の理由や、相手の反応も確認できません。

なので、コストダウンの申し入れは口頭で申し入れる事が原則となります。

申し入れるときには、具体的な目標数字を提示します。「少しでも安くしてください」ではこちらの真剣さが十分伝わらないでしょう。

具体的な数字を提示することで、相手も具体的にその目標金額が可能なのか?について一度は考えるはずです。そして、どこまでなら実際可能なのか?があたまに入るはずですよね。

これが第一の狙いです。

第2の狙いとして、購買側としては申し入れる数値を十分吟味する必要があります。

相手が応じやすい範囲で、なるべく低い最終価格で交渉を始めることが、お互いに納得できる妥結価格を設定し、交渉を成功させるコツになるからです。

この設定価格を決める能力が、資材購買部員としてのスキルの差になります。

なので、資材購買部員はコスト査定の能力を常に意識して日常業務をこなしていく事が求められることが理解できると思います。

この部分はテクニックというよりも日々の努力で補う部分です。

2.コストダウン交渉時の切り出し方【結論から入る】

コストダウン交渉を口頭で行うということは、面談で行うということです。

面談でのコストダウン交渉の切り出し方にもテクニックがありますから、以下の手順で行ってみてください。

1)業界の動向を説明する

営業からの情報を参考に、業界の動向を説明しますが、相手もよく知っていることなので、間違った情報や、交渉に不利になるような情報を出さないように注意します。

2)自社の経営活動に関連した項目を補足する

社長の訓示・年度方針・営業状況・その他トピックスの中から、資材調達に関する事項をとりあげて説明します。

自社が今後取り組んでいく分野、購買方針、在庫目標などが主になるでしょう。

3)いきなり本題に入る

時候の挨拶、日ごろのお礼、そのときの旬な話題(天候・景気動向など)から始めるケースもありますが、コストダウンの交渉はいきなり本題に入るほうが交渉がスムーズに進みます。

常時取引している会社の営業マンが同席していると、どうしてもコストダウンに関係のない話題を進めてきがちになります。

こちらとしても、冷たくあしらうわけにもいかず、交渉の時間を取られてしまいますから、議題が決まっている交渉では、いきなり本題から入るほうが良いわけですね。

特に話し好きの上司などを連れてこられた場合、仕事の話はそっちのけで趣味や旬な話題に熱中する方がおられますから要注意です。

営業マンの立場では、一般に「仕事の話は2割、バイヤーの趣味・世間話を8割」でよいとされています。

部長クラスにもなれば、相手もそのあたりのテクニックはわきまえているものですよ。

4)面談の趣旨は明確に述べる

いきなり本題に入る事が難しければ「商談の趣旨」「商談できる時間」をバイヤーの側からはじめに伝えます。

そうすれば、相手も重要な話を先に始めざるをえません。

3.コストダウン交渉の場所【使い分け】

コストダウンの交渉は面談で行いますから、自社で行うか、相手先に出向いて行うか、その他の場所が指定されるかの3つになります。

どの場合にもメリットとデメリットがありますから、そのときの状態でベストなほうを選びましょう。

1)コストダウン交渉を自社で行うとき

自社で行う場合にはホームグランドであるという有利さがあります。

時間と費用が少なくてすみますし、場合によってはメンバーを増強することもできます。

また、自社で行う場合には場所も重要視しましょう。

例えば、普段は食堂や会議室で商談をしている場合、コストダウンの交渉を応接室や社長室に場所を移して使い分けることもできますよね。

相手側も通された場所で商談の重要性を判断しますから、使えるものはすべて有効に使うべきです。

2)取引先の事務所または工場へ出かけて行うとき

逆に取引先へ出向いてコストダウン交渉を行うメリットは、無理目な依頼、大きな金額、ぜひとも成功させたい場合に有効になります。

特に相手のトップと話したい、こちらも誠意を見せたいときなどは、相手の会社へ出かけ交渉したほうがコストダウンの成功率はあがります。

コチラの狙いとしては、取引先がわざわざ来てくれたのに断りきれないと相手に思わせる点にあります。

もし、担当者(あなた自身)だけで取引先に出向く場合は、上司や役員から事前に趣旨を電話してもらうと、格段に交渉が進めやすくなりますから、覚えておきたいテクニックです。

一方で取引先に出向いてコストダウンすることはデメリットというか、担当者自身のリスクもあります。

わたしの失敗談ですが、以下のことは十分注意してください。

・忘れ物や資料のミスがないようい事前にチェックすること

・ネット環境の不具合もあるので書類の資料も準備すべき

・出張したことで気を緩めない。交渉が終わるまでは緊張を保つこと

・言い忘れに注意。交渉の後からの追加項目はとても言い出しにくい

・出張の費用と効果の兼ね合い(費用対効果)を検討すること

・手ぶらでは帰れないが、あせって希望金額以下で妥協することも禁物

・上司と事前に最低の妥協線を相談しておくこと

・就業時間終了後にかかる出張は夕食に誘われやすいので避けること

3) 第3の場所

自社の本社や他工場、あるいは、重要な取引先や海外の取引先の場合には、まれにホテルや、食事処での交渉も考えられます。

この場合の注意点は、相手先に出向くときと同じです。

4.コストダウン交渉の時間帯【午前中がベスト】

交渉をどの時間に行うかによっても、メリットとデメリットが異なります。

相手のことを考えて、一番交渉成功率が高い時間帯を選びます。

1)朝一番

朝イチから交渉時間を設定する場合、取引先へ出かけるときは「決めないと帰れない」というコチラの意気込みを示すことはできますが、取引先側からすると迷惑で非常識に思われてしまいます。

取引先は別の会社であるという認識を持って、押し付けになっていないか、十分精査しなければなりません。

2) 午前中

午前中は頭の中がクリアな状態で、お互いにいい議論ができるので、経験上10時ごろからスタートするのがベストだと考えています。

しかし、結論が出せない場合には、お昼の区切りがあり、終了時間を気にする必要が生じます。

よく「午前中がダメなら、午後も延長すればいい」という方がいますが、相手側からすれば忙しい中、一日中相手をすることは迷惑に思われるかもしれません。

VE/VAが絡んだり、仕様の議論など、お互いに前向きな議論が必要な場合以外は、午後にまたぐ延長は避けたほうが良いでしょう。

3) 午後

午後は午後一番は食後で頭が働きにくく、かといって3時過ぎになれば他の仕事ですでに疲れてしまっています。

議論が長くなると、お互いに疲れてきますよね。

その場合、我慢比べになって相手が折れればいい結果が得られますし、コチラが折れれば悪い結果になってしまう事が多いです。

とくに16時近くになると、お互いに出荷の確認などが気になり、仕事に戻りたくなるはずです。

結局、後日に持ち越しという中途半端に終わることもありますから、なるべく午後は避けたほうがいいでしょう。

4) 夕方・夜

午後からのスタート以上に、コチラも相手も早く終わりたいので、よほどの最終結論まで煮詰まった案件以外は避けたほうがいい時間帯です。

経験上17時を超えて粘られて、いい結果になった事がありませんからね。

お互いに面倒になり、安易な妥協をしたり、結局結論が出ない可能性が高いです。

5.コストダウン交渉中のテクニック【質問の使い方】

交渉が順調にいきそうにないな?と感じたら、合間に質問をはさむこともテクニックのひとつです。

質問を上手に活用することにより、交渉を自分のペースに引き込むことが可能になります。

質問上手なバイヤーは、知っていることでもあえて尋ねたりしながら、交渉の結論までの道のりを計算して質問を使い分ける事ができます。

もし、あなたの上司が、当たり前の質問をして恥ずかしいな、、なんて思っても、それは作戦の事が多いですから、黙って口を挟まないほうが賢明です。

質問は、相手の情報が垣間見えたり、考えを明らかにしたり、切り崩したり、自己を防御したりと多用な使い方ができるので、ぜひ覚えてください。

上手く質問を利用するには以下のポイントを意識すると上手くいきます。

・前もって質問を考えておく

・すこし立ち入った質問をしてみる

・ベストなタイミングで最適な質問をぶつけてみる

・相手の言葉を中断させない

・参加している他のメンバーに質問してみる

・質問したら相手から回答があるまでしゃべらない

・回答がにごされても、ころあいを見て同じ質問をしてみる

・事前にリハーサルを行う

そこまでやるの?と思われるかもしれませんが、大事な商談の場合は実際にわたしも実践していますよ。

とくにリハーサルは大事です。

なぜなら、相手側も同じコトを考えて、隙を見せると逆に質問してくるからです。

この質問に、交渉に有利な回答を即答していかなければなりません。

場合によっては、答えるべきではない質問もありますから、大きな商談ん前は特に練習しておく事が大事になります。

わたしがしてしまった失敗談は以下のことがあり、たびたび上司に叱られたものです。

・相手の質問に答えるべきか、答える必要がないかよくわきまえる

・営業担当の「もしも」質問に引っかからない

・「もしも、下げられなかったらどうなりますか?」「もしも、この金額が限界だとして、どこまで許容範囲ですか?」など、答えてしまうと交渉の答えが見透かされる。

・相手の質問の意味がはっきりしない時は回答しない

・分からないときは「何が聞きたいですか?」と聞きなおす

・商談に際しては、正直に答えることが、必ずしも上手な回答とは限らない

・答えたくないときは「よく分からない」「記憶がない」と回答しておけばいい

まとめ

資材調達購買部員にとってコストダウン交渉は、乗り越えるべきハードルの高い仕事のひとつです。

上司からは「もっと厳しく交渉しなさい」などとハッパをかけられますが、担当からすれば、「それが難しいんだろうよ」となりますよね。

上司は交渉のときだけ話をすれば良いのに対し、担当者は、常に毎日のように話をしますし、納期や品質で取引先にお願いしなければならないこともあるでしょう。

価格のときだけ厳しくしろといわれても難しいものがありますよね。

ですから、担当者が自身の身を守りつつ、良い成果を出すためには、コストダウンを有利に進めるための手順とセオリーが必要になります。

今回の記事では、読者がなるべく実践的に使える内容で書いてきました。

手順どおりに進めることで、なるべく担当者のダメージがなく、周りも巻き込みながら成果を出せるようになっていますから、コストダウン交渉に悩んでいる方は一度参考にしてみてください。

今回で2回目となった「コストダウンシリーズ」ではコストダウン交渉におけるコツやテクニック、注意点などを順番に紹介しています。

次回3回目では、コストダウン交渉のスタートにあたる「値下げ申し入れの根拠の示し方と注意点」についてお伝えします。

コストダウン交渉をスタートさせるための大義名分の例、伝え方、注意点について書いていきますので、次回も読んでいただけると幸いです。

今回は以上になります。