【脱新人バイヤー】値引き交渉で準備する資料５選と報告資料の作り方

資材購買調達部門にとってコストダウンは最も会社に貢献できる仕事のひとつです。

でも、コストダウンの手順やノウハウは個人の経験にまかされていませんか？

そんなとき、経験の浅い新人は困ってしまいます。

資材購買部門でのコストダウン交渉はマニュアルもなければノウハウは個人任せ。

場合によっては会社の調達方針さえ明確になっていない事がほとんどです。

実際に、わたしも年１億２千万円のコストダウンをノルマに課せられているので、毎日が交渉の連続です。

必死になりながらも目標達成していますから、少しは役立つ情報が出せるはず。

そんな購買歴25年の筆者が以下の2点を解説します。

コストダウンの交渉のスタートと終わり方には決まった型があります。

知ればあなたもスムーズにコストダウン交渉を進められますよ。

【脱新人バイヤー】値引き交渉で準備する資料５選と報告資料の作り方

コストダウンの申し入れ時に事前に準備すべきものは以下の５つです。

1、コストダウンの申し入れ時の大義名分

コストダウンを申し入れる大義名分は一般的に４つだけです。

４つから選んで交渉を開始しましょう。

2、自社製品の売価ダウン状況・他社との競合状況

大義名分ができたら以下の資料を準備しておきます。

これは自社の状況を示す資料です。作るのは難しくないですよね？

問題は取引先のために準備する資料です。

多くの資材購買担当は、取引先のための準備をおろそかにしがちです。

この点ができるかどうか？がコストダウン交渉が「上手くいくバイヤー」と「失敗するバイヤー」との差になります。

具体的には以下のようなものを作成しておきましょう。

３、取引先全体の平均コストダウン率と該当取引先との差

競合他社と比べて、交渉先がどのくらいコストダウンに協力的でないのか？を示すことで、営業マンは上司を説得しやすくなります。

取引先の担当者としては、値引きは自社の売り上げ減につながりますから「イヤな仕事」です。

その「イヤな仕事」の部分をコチラが取り除いてあげることができればコストダウン交渉はグンとうまくいきます。

なお、ISO9001を獲っている企業であれば、定期的に「取引先の評価選定」をしているから、評価時に取引先へ事前に送付しておくと効果的です。

「今期の取引先評価ではコストダウンの部分が他社に比べて負けています」

といった理由をつけてコストダウン交渉を申し入れれば、なんらかの交渉道具を持ってきてくれるものです。

４、過去の経緯、発注単価のトレンド資料

交渉を申し入れるときには、取引先が交渉の場についていただけるような資料を準備します。

取引開始の経緯や取引の歴史を準備するのは、購買の重要テクニックです。

取引先の担当も先輩の実績にドロを塗ることは嫌がりますからね。

５、協力してもらえた場合の取引先のメリット

このコストダウンが取引先にもメリットがあることを強調すると、交渉が始めやすくなります。

具体的にはコストダウンに協力することで得られるメリットを提供します。

例）

• 製造技術力のアップが見込める
• 生産性のアップが見込める
• コスト力が他社への売り込みに役立つ

取引先のメリットとして、こんなイメージで提案するといいですよ。

コストダウンの申し入れを効果的に行うコツ

コストダウンの申し入れ方法にも、うまくいくコツがあります。

申し入れの方法は主に２つありますよね。

お願いベースの申し入れをするときのコツ

お願いベースの申し入れをするときには、以下の方法が有効です。

取引先の営業マンも、相手が偉い人だったり、人数が多かったりすれば真剣度がわかります。

ただし、この時に威圧的な感じを出したらダメ。

透明性と公平性の確保は必須です。

具体的な金額を提示するときのコツ

予算またはターゲットコストを提示し、回答を迫る場合にもコツがあります。

自信を持った指値を宣言するには、数字が出てきた根拠を説明できなければなりません。

そのために必要なデータは事前に作成しておきます。

指値を迫ると、営業マンは裏を取ろうとするから、社内関係者への根回しも忘れずに行います。

上手い営業マンになると、品質の低下やサービスの低下を条件に出してくる場合があります。

営業マンの時間稼ぎの常套手段ですから、そんなときは代替案を具体的に出していただきましょう！

うまくいけば採用すればいいですからね。

「評価したこと」に満足して交渉を終わってしまいそうですが、もうひと踏ん張りします。

具体的には「やはり価格を下げてもらうしかない」ことを説明し交渉から逃がさないことが大切です。

この点ができるかどうか？でコストダウン交渉が「上手いバイヤー」と「失敗するバイヤー」との差がつきます。

あくまでも、最終ゴールはコストダウンということを忘れないようにしましょう。

コストダウンが上手くいった場合の対処法

・ここで満足して交渉を終わらせるのか

・または違うアクションを打っておくか

ここでもコストダウンが「上手くいくバイヤー」と「失敗するバイヤー」との差がつきます。

例えば、自分が車を買う際のディーラーとの交渉に置き換えると分かりやすいでしょう。

かならず、最終のダメ押し交渉をしますよね？

具体的に、このとき資材購買部員がとるべき行動は以下の５つです。

言い方は悪いですが、お金を払う買う側が弱気になる必要はありませんよ。

自分がものを買うときもそうではないでしょうか？

とはいえ、気持ちはわかります。

この場合も、コストダウン交渉の型がありますから、次のようにしてください。

①安い見積もりの取引先に切り替える事に不安があるとき

 

現状の取引先の出方を伺う事が必要です。断られると内心痛い場合がありますからね。

②本命の取引先が、強気の場合

 

本命にしている取引先から他社の弱点を指摘してくることがあります。

どこかで聞いたセリフですよね。

その場合は、話に乗っかっても構いません。

なぜなら、相手が交渉のテーブルにまだのっているからです。

「では確認しましょう」などといって、新規と既存の取引先の製造現場を確認、比較して最終決定を行うことができますよ。

③価格以外の部分を強調してきた場合

 

トータルの価値や、過去の実績を持ち出してくる取引先もあります。

この場合は、冷静に対処します。

価格以外の部分のサービスがダントツの会社は珍しいです。

次の点を冷静になって自分に念押ししましょう。

当たり前のことを、ことさら強調されても無視して構いません。

④協力価格を出していただけない場合

 

中には値引きに応じられないケースもありますが、クギを差しておくことも大切です。

「あとから文句言わないでね！」とくぎを刺しておきます。

理由は、価格が出揃ってから後出しで言うテクニックを使う営業マンがいるからです、

「そのスペックならうちも安くできた」

「もう少し強くご依頼をいただいていれば」

など。

これを認めてしまうと、他の取引先の信用を失うばかりか、社内からも何かあるんではないか？勘ぐられる原因になります。

わたしも過去に山ほど経験していますから、あなたも重々注意してください。

交渉を上手に進めるための見積り書の見かた

提出してもらった見積書は必ず精査する必要があります。

精査をする能力がなければコストダウンが成功したとはいえません。

例えば、あなたが「いつも値引きを言ってくる資材購買部員」だとしましょう。

営業マンは、高い見積もりを提示しておいて、コストダウンを言われたら、あらかじめ上乗せしておいた金額を再見積もりとして提出してくるでしょう。

どんな行動をとるかも重要なポイントですね。

解決法は、シンプルに「分からないことは相手に聞く」ことです。

まとめ

コストダウン交渉は資材購買の仕事をするかぎり、永遠に行わなければなりません。

そして、正当な評価もされにくい厳しい仕事です。

しかし、コストダウンのスキルは必ず将来、役に立ちます。

コストダウンができない資材購買部員はlowValueな、価値のないバイヤーです。

一方で、こんなバイヤーなら会社から、または他の企業からも価値のある存在となる事ができますよね。

 

本記事では、脱新人するためのコストダウン交渉でのスキルアップのコツを説明しました。

他の記事でも、購買マンがスキルアップする方法を実践的に書いていますので、引き続き参考にしてみてくださいね。

お互いに一流の資材購買マンを目指していきましょう！

今回は以上です。