資材調達・購買部員の適性

資材調達の仕事に必要な2つの能力│優先順位とクイックアウトプット

資材調達/購買部員に求められる能力とは何か知りたくありませんか?

この記事では現役の購買部長でもある筆者が、部下に求める能力を2つ厳選しました。

・資材購買の仕事にはどんな能力が必要?

・お金がかかわるから完璧主義じゃなきゃダメ?

・実際に仕事をしている人の意見を知りたい

こんな疑問を解決します。

資材購買は大きなお金を動かすので完璧主義が求められると思うかもですが、実はそうではありません。

残念ながら、どんな仕事であっても完璧主義の人はかならず行き詰ります。

資材購買も同じです。

完璧主義を捨てて、本記事で紹介する2つのことを身に付ければ、誰でもバイヤーとして成功できますよ。

資材調達購買の仕事に必要な能力は優先順位とクイックアウトプット

資材調達購買の仕事に必要な適性は優先順位とクイックアウトプット

資材調達購買の仕事に必要不可欠な能力は2つあると思っています。

1、優先順位をつける力

2、クイックアウトプット

なぜなら、課題が次から次へと雪のように降ってくるからです。

課題には、大きな案件から小さな案件まで、さまざまです。

上を見上げれば雪がいっぱい、ほうっておくと足元に積もっていく。

こんな状況が資材調達購買部員の日常ですからね。

資材調達購買に必要な能力1:優先順位をつける力

資材購買調達の仕事に必要な適性のひとつは優先順位をつける力です。

というのも、資材調達購買の現場では課題が次から次へとやってくるからですね。

優先順位をつけられず、来た順に仕事をこなしていたのではパンクしてしまいます。

また仕事が遅いと、他人に迷惑をかけることにもつながります。

責任感が強い人だと責任を感じすぎて、自分がうつ病になっちゃうこともありますからね。

自分にも、他人にも迷惑をかけないためにも、優先順位をつけられる能力は超重要です。

仕事に優先順位をつけるコツ

じゃあ優先順位をつけるには?

答えは簡単なコツを知っているかどうかです。

  • 重要度
  • 緊急度

この違いを意識しながら仕事ができるようになると疑問が解決できますよ。

図解するとこんな感じ。

手順は以下のとおり。

手順1:目の前の仕事を①から④の4つに仕分ける

手順2:①>④という優先順位をつけて仕事を片付ける

簡単ですよね。

上級者向け:優先順位の高い仕事を減らすしくみつくり

①の「重要で緊急」という優先度の高い仕事自体を減らしていくと、資材購買の仕事はグッと楽になります。

なぜなら、ほとんどの人が①「需要で緊急」と②「重要ではないが緊急」という仕事に時間を使い、毎日を浪費しているからです。

そんな中で、あなただけは③の「重要だけど緊急ではない」仕事をなるべく多くこなしてみてください。

③の「重要だけど緊急ではない仕事」は将来のあなたを「楽」させる投資のような仕事です。

具体的には「しくみつくり」とか「自動化」になるかと思います。

上記の仕事はやればやるほどに積みあがって、あなたのスキルと環境をよいものにしてくれますよ。

  • 普段の雑務=付加価値の低い事務処理
  • 仕組みつくり=付加価値の高い仕事

上記を意識して毎日の仕事に取り組むといいですね。

「重要で緊急」という優先度の高い仕事は、いいかえると、時間が過ぎれば消えていく仕事なので、じつは付加価値が低い仕事です。

毎日付加価値の低い仕事ばかりをしていたのでは、いつまでたっても楽にならないし、スキルアップもしませんよね。

なので、付加価値の低い日常業務自体を減らしていく「しくみつくり」を意識して、仕事をしてみましょう。

なお、このあたりの体験談を「調達購買部の納期管理の理想はゼロ管理│実務は楽しいけど成長しない」の記事でまとめました。

アルアルなので、共感が得られるかなと思いますよ。

調達購買部の納期管理の理想はゼロ管理│実務は楽しいけど成長しない
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資材調達購買に必要な能力2:クイックアウトプット

結論ですが、成功したいなら、完璧主義は捨てましょう。

資材購買の仕事に完璧主義は必要ありません。

それどころか、むしろ害になります。

なぜなら、購買の仕事はほぼアウトプットだからです。

  • 発注
  • 納期回答
  • 見積もり

そしてアウトプット先は、

  • 発注   ⇒ 取引先
  • 納期回答 ⇒ 生産管理
  • 見積もり ⇒ 営業

後工程はダイレクトにお客様ではないわけです。

お客様に対してミスが多いのは問題ですが、社内や仕入れ先なら多少のミスは許されます。

逆に完璧主義を求めてしまうと遅延するので、最終的にお客様にも迷惑をかけてしまいますよね。

なので、資材購買のアウトプットは完璧主義よりもクイックさが求められます。

とはいえ、購買業務のお金にかかわる「検収」に関しては完璧さが必要なのでは?

そんな疑問がありそうですが、完璧主義は必要ではありません。

なぜなら検収業務が遅れると支払い金額が確定しないので、経営者の事業判断が遅れるからです。

  • 締め後3~5日で支払い金額を確定させ、
  • すみやかにキャシュフローを経営者に報告する

1円をミスらない購買マンより、上記ができる購買マンの方が優秀ですよ。

検収というのは、納品された品物と伝票に対して検証して、支払いを確定させる業務の事です。

たとえば、月末に締めた場合は月初からスタートします。

なお、資材購買はお金をお支払いする立場。

なので少しぐらい間違えても融通が利きます。

取引先が一部上場企業の場合は市場に対する責任が生じるため、完璧さを求められることもあります。

取引先が上場企業でない場合、たいがい次月調整でOKです。

最も完璧さが求められそうな検収においても上記のとおりですので、資材購買の仕事に完璧主義が求められる仕事はありませんよね。

資材購買は80点ぐらいでクイックアウトプットする能力が超重要です。

アウトプットの量と質はどちらが大切か?

これはもう、圧倒的に量のほうが大事。

仕事においても、まずは量が優先。質はあとから改善したらOKです。

資材購買も、できる人ほど、たくさんアウトプットしています。

例えば、見積もりも一回出してみて、顧客の反応を見ながら改善していけばいいわけで、最初から完璧なものを出したとしても、成長につながらないですよね。

アウトプットが多い=改善の機会が多いわけで、数年後にどちらが優れた資材購買スキルを身につけているかは明白です。

なお、効率的にインプット→アウトプットする手順は「デキる購買マンは使ってる!市場情報の入手先5選│まとめ方も解説」の記事にまとめています。

購買部長が実践する情報収集5選│一目置かれる資材調達部員になれる
デキる購買マンは使ってる!市場情報の入手先5選│まとめ方も解説資材調達の仕事に必要な情報の入手先を知りたいですか? 社内関係先から突然「最近の為替動向は?」とか「地金の相場はどうなってる?」な...

 

アウトプットは自分のためにやる

アウトプットは知識の定着=知恵につながります。

最近ブログを書いていて気がついたことですが、インプットしたことを記事に書くと、格段に言葉として頭の中に残ります。

最近ではインプットしたら、会社の朝礼ですぐにアウトプットしていますが、これも知識の定着率が高いように感じます。

というのも、アウトプットする前に、いったん頭の中で体系化する必要があるからかなと。

インプットばかりで頭の中だけで覚えていた頃は、本のどこに書いてあったかだけを覚えていて、本を見れば分かると言う状態だったので、大きな進歩ですね。

アウトプットできない人材は将来リストラの対象かも

インプットばかりしてアウトプットが遅い人は、知識はあるけど、自分で考えられない人になりがちです。

なぜなら、知識+行動=知恵だからです。

知識と行動が合わさって、自分で考える力になりますからね。

・インプットのみの人⇒本を見ればできる人材

・アウトプットする人⇒自分の言葉で発信できる人材

上記のとおり。

自分で考えられない中堅社員のままだと、これからの時代リストラの対象かもですよ。

このあたりに気づかない社員はちょっと危ないかなと。

さて、今回のテーマの結論はこれで終わり。なのですが、

今回はもう少し掘り下げて「完璧主義な人は成功しない」という事についてお話します。

購買の仕事に完璧主義は不要です

資材購買の適性に完璧主義は不要【大事なのはクイックアウトプット】

ところで、完璧主義というのは、何かする時に完璧にしないと駄目っていう考え方ですよね。

経験があるかもですが、会社に完璧主義の人がいると、とても疲れますよね…

教科書のそのページを完璧に理解するまで、次の1ページに進めないタイプの人です。

完璧なコンディションで完璧な環境でないと行動ができないとかね。

でも、それってダメダメな思考なんですよね。

そういう人って、挫折した経験が無いか、成功した経験が無いんです。

「世の中には自分の思い通りになることのほうが少ない」

このことを学んだら、完璧主義の思考は完全にぶっ飛びます。

完璧主義な人は本の読み方で分かります

いやいや、自分は完璧主義じゃないよ!

なんて思っている方は、あなたの本の読み方を思い出しましょう。

  • 本は最初から読む
  • 最後まで全部読まないともったいない
  • 本に書き込むのはもったいない

こんな読み方をしているうちは、まだ完璧主義が残っていますよ。

ちなみに、知識量が多い人は、大体、下の方法で読むはずです。

  • 何が知りたいかを決めてから、本を読む
  • 目次をまず見る
  • 知りたいところだけ読む
  • 本に書き込み(付箋・折り目)をしまくる

最近メンタリストのdaigoさんの動画を見たところ、同じようなことをいっていました。

彼のような知識量のプロでもそのような読書方法なので、おおむね間違いではないはず。

ポイントは「目的と手段」の違い

目的と手段を間違えると成功しません。

本読む目的=知識を得る

ですよね。

本を読むということの目的は、知りたいことが分かったら達成してます。

ということは、また疑問がわいたら辞書のように本を開けばOKですね。

本を最初から全部読む人は、本を読むことが「目的」になっちゃっています。

仕事でも同じで、目的と手段を間違える人は、仕事が出来ない人になりがちです。

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購買職に与えられたミッションは、インプットをすばやく加工してアウトプットすることでしたね。

本質的に、モノを作る以外の間接の仕事はほとんどこれです。

工場はモノを加工しますが、間接は情報を加工するのが仕事。

不良は極力少ないほうがいいですが、完璧さを求めるとコストも時間もかかりすぎです。

まとめ

資材購買の仕事に求められる能力は「優先順位」と「クイックアウトプット」です。

決められた就業時間の中で、いかに課題をクリアしていけるのか?

この能力がある人の方が、資材調達/購買として成功しやすいです。

なぜなら、次から次へとやってくる課題を上手くクリアしていけないと、仕事が行き詰まるから。

もしあなたが以下の状況に苦しんでいるなら、とりあえず完璧主義をやめてみましょう。

・仕事がたまりすぎる

・大きな問題が起こる

・常に残業

・他人に迷惑をかける

・会社から信頼されない

・自分自身がうつ病になる

資材調達/購買の仕事に完璧主義は不要です。

・すべての条件が整わないと行動できない

・手段と目的の区別を間違える

こういう人は、将来リストラ対象まっしぐら。

お先真っ暗という感じになってしまいますからね。

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学んだことはすぐにアウトプットする癖をつけよう

クイックアウトプットは知識の定着のためににも有益です。

なお、アウトプットは「行動すること」で生まれます。

わたしの結論はいつも同じで「行動すること」がなにより重要ですね。

30代はくすぶっていたわたしも、ちょっとだけ行動し続ける人生にしたらグッと人生が好転しはじめました。

少しの行動が未来を変えると真剣に思っているので、ぜひ真似してみてください。

資材購買の仕事を楽にして人生好転していきたい方は以下の記事を参考にどうぞ。

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なお、アウトプットの最強ツールは、わたしの場合ブログでした。

ブログは簡単に始められて、うまくいくと副業収入にもなるのでおすすめですよ。

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